Lediga jobb som Arkivassistent i Umeå

Om arbetsplatsen
Med tanke på Platina, service och kvalitet.

Vi söker dig som vill bidra i rollen som handläggare inom diarium och arkiv. Hos oss kännetecknas arbetsmiljön av hjälpsamhet och villkoren av livspusselvänlighet. Vår gemensamma uppgift är att skapa samhällsnytta.

Enheten för verksamhetsstöd har ca 45 medarbetare som arbetar inom verksamhetsområdena ekonomi, HR, service, säkerhet, diarium och arkiv, juridik och kontroll av medel från vissa EU-program.

Du kommer att ingå i en arbetsgrupp på sju personer som arbetar med diarieföring, arkivering, stöd och intern utbildning i diarie- och arkivfrågor samt övergripande verksamhetsuppföljning. Arbetsgruppen har ett teambaserat arbetssätt där samtliga ska kunna de flesta grunduppdrag för att minska sårbarheten.

Som statligt anställd hos Länsstyrelsen erbjuder vi särskilda förmåner kring friskvård, föräldralön, pension etc. Läs gärna mer https://www.lansstyrelsen.se/vasterbotten/om-oss/jobba-hos-oss.html. 

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta med diarieföring och arkivering, vara ett stöd till länsstyrelsens medarbetare inom diarie- och arkivfrågor samt göra kvalitetsuppföljningar. Du kommer att även lämna ut handlingar internt och till medborgarna och kan också komma att ta fram olika typer av styr- eller rutindokument samt hålla i utbildningar.

Arbetsuppgifter och arbetssätt förändras i takt med medborgarnas behov, den digitala utvecklingen och länsstyrelsernas uppdrag. Det kan därför även bli aktuellt med andra arbetsuppgifter. Hur fördelning av dessa arbetsuppgifter kommer att se ut beror på behovet i arbetsgruppen och din erfarenhet.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter:

- Diarieföring och arkivering
- Vara ett stöd till länsstyrelsens medarbetare inom diarie- och arkivfrågor
- Göra kvalitetsuppföljningar
- Lämna ut handlingar internt och till medborgarna.

Kvalifikationer
Vi söker dig som:

- Har högskoleutbildning med för tjänsten relevanta ämnen eller annan utbildning/erfarenhet som bedöms likvärdig
- Har några års erfarenhet av diarieföring i ärendehanteringssystem vid en myndighet eller kommun
- Är bra på att uttrycka dig i tal och skrift
- Är utvecklingsorienterad och har en helhetssyn.

Vi ser det som meriterande om du även har:

- Arbetat med arkivering eller ärendehandläggning vid en myndighet eller kommun
- Erfarenhet av Länsstyrelsens ärendehanteringssystem Platina.

För att du ska trivas i rollen krävs att du är självgående och flexibel. Det är också viktigt att du har god samarbetsförmåga och är serviceinriktad.

Vid urval kommer vi att lägga stor vikt vid din personliga lämplighet för tjänsten.
Urval och intervjuer kommer ske löpande.

Villkor
Tjänsten är en tillsvidareanställning och provanställning kan komma att tillämpas. 

Tjänsten kommer att innebära säkerhetsprövning innan tillträde och kräver att den som anställs är svensk medborgare.

Om Länsstyrelsen Västerbotten

Länsstyrelsen Västerbotten är en kunskapsmyndighet. Genom helhetsperspektiv med engagemang för samverkan och den enskilda invånaren gör vi hållbar utveckling möjlig i hela länet. Vi utgår från Västerbotten och tar avstamp i allt som händer, både inom länets gränser och utanför. För oss är det lika naturligt att samarbeta med offentliga aktörer som andra statliga myndigheter, regioner och kommuner som näringsliv och civilsamhälle. Länsstyrelsen är regional krishanterings- och totalförsvarsmyndighet och du kan i händelse av samhällskris eller krig få arbeta med andra uppgifter än de du anställts för.



Hos oss jobbar cirka 300 medarbetare i ett 80-tal olika yrkesroller. Våra specialistkompetenser finns inom en bredd av områden som är viktiga byggstenar för att vårt samhälle ska fungera för alla invånare och för ekologisk, ekonomisk och social utveckling.



Vi verkar för att ha medarbetare med kunskaper inom Sveriges minoritetsspråk och sätter därför värde på dina kunskaper i samiska, meänkieli, finska, romani chib och jiddisch.



Om ansökan

När du skickar in din ansökan blir den en offentlig handling. https://www.lansstyrelsen.se/dataskydd kan du läsa mer om hur vi behandlar vi dina personuppgifter. Har du skyddade uppgifter, kontakta oss så hjälper vi dig med hur du kan gå vidare med en trygg och säker ansökningsprocess. Kontaktuppgifter till oss hittar du https://www.lansstyrelsen.se/vasterbotten/om-oss/jobba-hos-oss/lediga-jobb.html.



Vid denna rekrytering har vi redan valt annonskanaler. Visa mindre

Om arbetsplatsen
Med tanke på inkommande handlingar, kvalitet och service till västerbottningarna.

Vi söker en handläggare inom diarium och arkiv. Hos oss kännetecknas arbetsmiljön av hjälpsamhet och villkoren av livspusselvänlighet. Vår gemensamma uppgift är att skapa samhällsnytta.

Enheten för verksamhetsstöd har ca 40 medarbetare som arbetar inom verksamhetsområdena ekonomi, HR, service, säkerhet, diarium och arkiv, juridik, GIS-samordning och kontroll av medel från vissa EU-program.

Du kommer att ingå i en arbetsgrupp på sju personer som arbetar med diarieföring, arkivering, stöd och intern utbildning i diarie- och arkivfrågor samt övergripande verksamhetsuppföljning. Arbetsgruppen har ett teambaserat arbetssätt där samtliga ska kunna de flesta grunduppdrag för att minska sårbarheten.

Som statligt anställd hos Länsstyrelsen erbjuder vi särskilda förmåner kring friskvård, föräldralön, pension etc. Läs gärna mer https://www.lansstyrelsen.se/vasterbotten/om-oss/jobba-hos-oss.html. 

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta med diarieföring och arkivering, vara ett stöd till länsstyrelsens medarbetare inom diarie- och arkivfrågor samt göra kvalitetsuppföljningar. Du kommer att även lämna ut handlingar internt och till medborgarna och kan också komma att ta fram olika typer av styr- eller rutindokument samt hålla i utbildningar.

Arbetsuppgifter och arbetssätt förändras i takt med medborgarnas behov, den digitala utvecklingen och länsstyrelsernas uppdrag. Det kan därför även bli aktuellt med andra arbetsuppgifter. Hur fördelning av dessa arbetsuppgifter kommer att se ut beror på behovet i arbetsgruppen och din erfarenhet.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter:

- Diarieföring och arkivering
- Vara ett stöd till länsstyrelsens medarbetare inom diarie- och arkivfrågor
- Göra kvalitetsuppföljningar
- Lämna ut handlingar internt och till medborgarna.

Kvalifikationer
Vi söker dig som:

- Har högskoleutbildning med för tjänsten relevanta ämnen eller annan utbildning/erfarenhet som bedöms likvärdig
- Har några års erfarenhet av diarieföring i ärendehanteringssystem vid en myndighet eller kommun
- Är självgående, flexibel, serviceinriktad, strukturerad  och har god samarbetsförmåga.
- Är bra på att uttrycka dig i tal och skrift
- Är utvecklingsorienterad och har en helhetssyn.

Vi ser det som meriterande om du även har:

- Arbetat med arkivering eller ärendehandläggning vid en myndighet eller kommun
- Erfarenhet av Länsstyrelsens ärendehanteringssystem Platina.

För att du ska trivas i rollen krävs att du är självgående och flexibel. Det är också viktigt att du har god samarbetsförmåga och är serviceinriktad.

Vid urval kommer vi att lägga stor vikt vid din personliga lämplighet för tjänsten.

Villkor
Tjänsten är en tillsvidareanställning och provanställning kan komma att tillämpas. 

Tjänsten kommer att innebära säkerhetsprövning innan tillträde och kräver att den som anställs är svensk medborgare.

Om Länsstyrelsen Västerbotten

Länsstyrelsen Västerbotten är en kunskapsmyndighet. Genom helhetsperspektiv med engagemang för samverkan och den enskilda invånaren gör vi hållbar utveckling möjlig i hela länet. Vi utgår från Västerbotten och tar avstamp i allt som händer, både inom länets gränser och utanför. För oss är det lika naturligt att samarbeta med offentliga aktörer som andra statliga myndigheter, regioner och kommuner som näringsliv och civilsamhälle.



Hos oss jobbar cirka 300 medarbetare i ett 80-tal olika yrkesroller. Våra specialistkompetenser finns inom en bredd av områden som är viktiga byggstenar för att vårt samhälle ska fungera för alla invånare och för ekologisk, ekonomisk och social utveckling.



Länsstyrelsen är regional krishanterings- och totalförsvarsmyndighet och du kan i händelse av samhällskris eller krig få arbeta med andra uppgifter än de du anställts för.



När du skickar in din ansökan blir den en offentlig handling.



Så här behandlar vi dina personuppgifter: www.lansstyrelsen.se/dataskydd



Vid denna rekrytering har vi redan valt annonskanaler. Visa mindre

Region Västerbotten arbetar för att god hälsa och hållbar utveckling ska stärka varandra. Vi tar ansvar för en jämlik välfärd och för att forskning och innovation ger resultat.

Servicecenter är en del i verksamhetsområdet Digitalisering och Service vars uppdrag är att möjliggöra mer tid till vård genom smarta servicelösningar och digitalisering. Här skapas förutsättningar för vården att fokusera på sina arbetsuppgifter och vi är en viktig kugge i vårdflödet.

Kundtjänstservice är en avdelning inom Servicecenter som erbjuder och levererar värdeskapande servicetjänster till regionens medarbetare, patienter och medborgare. Journalarkivet ligger under Kundtjänstservice och ansvarar för arkivering av journaler från vårdverksamheterna inom NUS. Vi ansvarar även för informationsutdelning ur journaler till vårdgivare, underlag till aktuella vårdärenden samt myndighet och försäkringsärenden. Utdrag av journalinformation delges även till diverse forskningsområden.

Vi söker nu två nya kollegor!


ARBETSUPPGIFTER
Som arkivassistent hos oss ger du viktig service och möjliggör insatser som påverkar många. Hos oss ansvarar du tillsammans med arbetslaget för säkerhet och tillgänglighet för arkiverade allmänna handlingar där övervägande del är av sekretessbelagd individrelaterad information. I din roll ingår att genom service, support och handledning hjälpa vården återfinna information och med stöd av gällande lagar och förordningar låna ut handlingarna.

Kontakten sker både muntligt och skriftligt. Arbetet innebär också arkivvård, planera och ta emot leveranser samt ge forskarservice.


KVALIFIKATIONER
Vi ser det som värdefullt om du har erfarenhet från arbete med arkivering, företrädesvis från sjukhusarkiv och administration. Har du har kännedom om de lagar och regelverk som styr arkivverksamheten ser vi det som meriterande. Ditt främsta arbetsverktyg är dator därför behöver du ha viss datavana och kunskap i Officepaketet.

Vi söker dig som är noggrann då vi arbetar med patientjournaler och arbetet präglas av hög sekretess. Arbetet kräver goda kunskaper i det svenska språket i både tal och skrift.

För att trivas hos oss behöver du vara flexibel och att ta egna initiativ. Vi tror att du som söker är kommunikativ, serviceinriktad och lyhörd då vi dagligen möter människor. Arbetet är fysiskt ansträngande då tunga lyft kan förekomma. Vi söker dig som trivs med att jobba tillsammans med andra likväl som självständigt.


ÖVRIGT
Läs mer om våra förmåner för dig som jobbar med oss på webbsidan
https://www.regionvasterbotten.se/nar-du-jobbar-hos-oss/att-vara-medarbetare

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv. Visa mindre

Vi verkar för att stötta organisationen både strategiskt och i genomförande. Med hög kvalitet skapar vi förutsättningar för stabil lönsamhet, effektiva flöden, nöjda medarbetare och en säker arbetsplats.

Nu behöver vi en koncernarkivarie till ett varierande arbete med fokus på informationshantering och informationsförvaltning.

Bli en del av vår gemenskap!
Som du kanske vet är vi det enda energibolaget som satsar helhjärtat på Umeå med omnejd. Allt vi gör, gör vi för Umeå. Tillsammans med våra kunder jobbar vi för att världens bästa region ska bli mer hållbar, enklare att bo i och roligare att leva i. För alla. För det här är ditt Umeå.

Ditt uppdrag
Som koncernarkivarie hos oss ingår du i vårt team av registratorer och informationsarkitekter. Tillsammans ansvarar vi för strategiskt och operativt arbete med långsiktigt hållbar informationshantering och arkivvård.

Din vardag
Som arkivarie hanterar du sekretessbelagda uppgifter vilket ställer krav på högt säkerhetsmedvetande och korrekt hantering.

Teamet hanterar uppdrag gällande registratur, gallring och bevarande, informationsanalyser, informationssäkerhet samt struktur, klassificering och kvalitetssäkring av informationstillgångar. Teamet agerar stöd till verksamheten i form av rådgivning kring bland annat sekretessfrågor, informationshantering, dokumenthanteringsplaner och diarium. I arbetet ingår också förberedelser gällande digitalisering av vår arkivfunktion, dokument- och ärendehantering samt införande av nya system, rutiner och arbetssätt. Övrigt förekommande arbetsuppgifter kan vara sedvanliga registratursuppgifter som till exempel postöppning, registrering och kvalitetskontroll av dokumenthantering.

Din bakgrund
I rollen som koncernarkivarie ser vi dig med intresse för historia och arkivvetenskap. Du är trygg i din yrkesroll, tar stort ansvar och uppskattar självständigt arbete. Med lösningsfokus och engagemang tar du gärna egna initiativ som bidrar till utvecklade arbetssätt. Du är analytisk och kvalitetsmedveten, genomför ditt arbete noggrant och strukturerat, med förmåga att växla mellan operativa och strategiska uppdrag. Arbetet ställer krav på god verksamhetskännedom, du bygger därför naturligt relationer, trivs i serviceyrket och kommunicerar pedagogiskt.

Förutsättningar för tjänsten;

- Minst 40p högskoleutbildning i arkivvetenskap
- Mångårig erfarenhet av arkivarbete i offentlig verksamhet
- Dokumenterade kunskaper i lagar och förordningar som styr dokumenthantering inom offentlig förvaltning
- God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på både svenska och engelska
- Rollen är inplacerad i säkerhetsklassad befattning, godkänd säkerhetsprövning inklusive registerkontroll är en förutsättning för anställning.
- B-körkort


Ansök direkt
Välkommen med din ansökan via www.jobb.umeaenergi.se (http://www.jobb.umeaenergi.se) senast 2021-11-14

För mer information, kontakta gärna rekryterande chef Magnus Torrkulla, 070-330 37 34 eller rekryterare Danny Persson, 073-394 61 27. Fackliga företrädare når du via vår växel, 090-16 00 00.

Om oss
Umeå Energi är en energi- och kommunikationskoncern som utvecklar innovativa och hållbara lösningar för el, värme, kyla och bredband för och i samverkan med våra kunder i den växande Umeåregionen. Vi är en ambitiös organisation med en tydlig vision och högt ställda mål i en framtidsbransch med snabb omställningstakt. Vi är såväl miljö- som arbetsmiljöcertifierade och har idag över 400 medarbetare. Visa mindre