Lediga jobb som Institutionssekreterare i Umeå

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.


Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.


Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/




Beskrivning 

Statsvetenskapliga institutionen vid Umeå universitet har drygt 70 anställda.

Institutionen bedriver grundutbildning och forskning inom statsvetenskap, freds- och konfliktstudier samt utbildningsledarskap. Läs mer om verksamheten här: https://www.umu.se/statsvetenskapliga-institutionen/

Nu söker vi en institutionsadministratör för ett vikariat på cirka 6 månader med start i januari. Du kommer att tillhöra en grupp av teknisk/administrativ personal som arbetar med HR, ekonomi, studieadministration och utbildningsfrågor. 

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör arbetar du med en rad uppgifter av vikt för institutionens olika verksamheter. Arbetet är omväxlande och innebär samarbete med ledning och medarbetare på institutionen samtidigt som du har en del externa kontakter. Du har också ett nära samarbete med dina administratörskollegor. 

En huvuduppgift rör institutionens interna dokumenthantering inför beredande och beslutande möten, samt att ansvara för institutionens arkiv och diarium. 

En annan viktig uppgift är att administrera institutionens forskarutbildning vilket innebär att?ansvara för nyregistrering och administration av doktorander, vara ett administrativt stöd vid högre seminariet samt under disputationsprocessen inför tryckning av avhandling, kontakt med fakultet, opponent, betygsnämnd etc.? 

I uppgifterna ingår också att ansvara för ordningen i våra mötesrum, du har hand om inköp till kontorsförråd och posthantering. Du samordnar iordningställandet av rum till nyanställd personal och ser till att möbler och IT-utrustning köps in.  

I tjänsten ingår också sådant som rör institutionens interna och utåtriktade kommunikation via bland annat Teams, intranät, extern webbsida och sociala medier. Du administrerar även mjukvarulicenser, koncernkatalogen och är vår kontaktperson mot ITS. Tillsammans med ekonomen sköter du registrering av inventarier i anläggningsregistret, du ansvarar också för inventering av anläggningar. 

Andra administrativa uppgifter i samband med den dagliga verksamheten kan förekomma och uppgifterna kan komma att förändras över tid. 

Kvalifikationer 

Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen, med tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. Det är mycket meriterande om du har erfarenhet av och är väl förtrogen med statlig högskoleförvaltning genom administrativt arbete liksom arbete med diarieföring, arkivering och kommunikationsarbete.  

Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift är ett krav.  

Vidare är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i några av universitetets system, t ex LADOK och universitetets koncernkatalog. 

För att vara aktuell för tjänsten krävs god kommunikativ förmåga samt förmåga att arbeta både i samverkan med andra och självständigt inom givna ramar. Rollen förutsätter serviceinriktning och flexibilitet för att hitta effektiva lösningar på praktiska utmaningar. Noggrannhet, god organisatorisk förmåga samt förmåga att prioritera och strukturera arbetsuppgifter är avgörande för att lyckas. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Villkor 

Anställningen är ett vikariat på heltid under cirka 6 månader, med möjlighet till förlängning. Önskat startdatum är i januari. 

Ansökan

Ansökan ska innehålla:

- Personligt brev med en motivering till varför du söker tjänsten
- CV/meritförteckning
- Kopior av betyg och eventuella examensbevis
- Kontaktuppgifter till 2 referenspersoner från vilka rekommendationsbrev kan begäras
- Eventuella övriga meriter som du vill åberopa

Du ansöker via vårt rekryteringssystem Varbi. Ansökan ska vara inkommen senast den 31 december 2025. 

Kontakt
Närmare upplysningar lämnas av prefekt Malin Eklund Wimelius, mailto:[email protected] eller HR-samordnare Cecilia Burck, mailto:[email protected].

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre

Institutionen för skogens ekologi och skötsel  
Är du intresserad att bli en del av vårt administrativa team samt arbeta på en internationellt präglad arbetsplats är du välkommen att ansöka till tjänsten som Institutionsadministratör. 

Vi söker en strukturerad och serviceinriktad administratör till vår administration som består av ytterligare fyra personer.   

Om jobbet  
Huvudsakliga arbetsuppgifter:


• Kundfakturering
• Bokföring/omföringar mellan projekt
• Kontera beställningar och leverantörsfakturor
• Projektadministration 

Din bakgrund   
Vi vill att du som söker har lägst gymnasieutbildning gärna med ekonomisk inriktning samt att du har grundläggande ekonomikunskaper och praktisk erfarenhet av dessa. Du är lätt att samarbeta med, har goda kunskaper i att kommunicera på svenska och engelska samt behärskar Officepaketet (främst Excel). Meriterande är om du har erfarenhet av administrativt arbete gärna inom offentlig verksamhet. Det är därför också meriterande om du har arbetat med något av SLU:s datasystem exempelvis Proceedo, Unit4. Då vi är en mindre arbetsgrupp och arbetar tätt tillsammans fäster vi extra stor vikt vid personlig lämplighet.

Om oss 
Institutionen består av ungefär 115 personer varav 9 är professorer. Vår personal kommer från ett 30-tal olika länder, vilket gör att engelska ofta används som arbetsspråk. Vid vår institution forskar vi om skogsekosystem i Sverige och på andra platser i världen och hur vi ska förvalta dessa på bästa sätt både idag och i framtiden. För mer information om institutionen se: http://www.slu.se/institutioner/skogens-ekologi-skotsel/

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba vid SLU på https://www.slu.se/om-slu/jobba-pa-slu/

När du jobbar som administratör har du dessutom möjlighet till flextid.

Placering:
Umeå

Anställningsform:  
Vikariat 3 månader med ev. möjlighet till förlängning

Omfattning:
100%

Tillträde:
Planerad start under Januari 2025 eller enligt överenskommelse.

Ansökan:
Välkommen med din ansökan via ansökningsknappen nedan senast 2025-01-09.

Att bifoga ansökan: CV, gymnasiebetyg eller motsvarande intyg samt ett personligt brev där du beskriver dig själv och varför du är den vi söker. Ange också namn och kontaktuppgifter till två referenser.  

Fackliga kontaktpersoner:
https://internt.slu.se/min-anstallning/facket/kontaktpersoner/

 


Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) har en nyckelroll i utvecklingen för hållbart liv, grundad i vetenskap och utbildning. Genom vårt fokus på samspelen mellan människa, djur och ekosystem och ett ansvarsfullt brukande av naturresurserna bidrar vi till en hållbar samhällsutveckling och goda livsvillkor på vår planet. Huvudorter är Alnarp, Umeå och Uppsala, men verksamhet bedrivs också på forskningsstationer, försöksparker och utbildningsorter i hela landet.

SLU har drygt 3000 medarbetare, 5000 studenter och forskarstuderande och en omsättning på över tre miljarder kronor. Universitetet satsar på attraktiva miljöer på sina campusområden. Vi arbetar för en jämställd och inkluderande arbetsmiljö där öppna samtal mellan människor med olika erfarenheter lägger grunden för vetenskaplighet, kreativitet och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och perspektiv att söka den aktuella anställningen. Visa mindre

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med drygt 36 000 studenter och 4 200 anställda.  Här finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden. Umeå universitet är också platsen för den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 – en revolution inom gentekniken som tilldelats Nobelpriset i kemi.

Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur där vi gläds åt varandras framgångar.


Är du intresserad av att veta mer om Umeå universitet som arbetsplats läs mer på:https://umu.se/jobba-hos-oss/




Om du är en öppen och serviceinriktad person som tycker om ordning och reda, kan detta arbete vara något för dig.

Vi söker dig som vill arbeta brett inom området administration och vara en del av det administrativa samarbetet mellan institutionerna Pedagogik, Psykologi och Sociologi. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter kommer framför allt vara att ge ett brett administrativt stöd vid Institutionen för psykologi. Som institutionsadministratör hos oss kommer du att ingå i en administrativ arbetsgrupp bestående av ekonomi, HR, studieadministration och studievägledning. Stödet är behovsstyrt vilket gör att arbetsuppgifterna är varierande och bland annat kan innebära att stötta vår psykologmottagning, ge administrativt stöd till våra studierektorer, vara sekreterare i olika utskott, utföra viss studieadministration samt vara backup för diarie- och arkivfrågor, hantering av lokalfrågor och visst inköp av kontorsmateriel.

Arbetet innefattar även att ansvara för att institutionens intranät uppdateras kontinuerligt, stötta lärare i arbetet med lärplattformar samt licenshantering. Arbetsuppgifterna är av både administrativ och praktisk karaktär och kan komma att förändras över tid.   

Vi erbjuder ett arbete i en stimulerande arbetsmiljö med goda möjligheter till egen kompetensutveckling. Att medverka till utvecklingen av processer och rutiner för en effektiv administration med hög kvalitet är en viktig del av arbetet. I arbetet ingår att medverka till god arbetsmiljö genom att samverka med anställda vid enheten och anställda vid Umeå universitet, att upprätthålla och utveckla goda arbetsrutiner samt att bidra till planering och utveckling av verksamheten och den egna kompetensen.


Kvalifikationer

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning samt har goda kunskaper i tal och skrift på svenska och engelska. Du får gärna ha erfarenhet av administration och vana att arbeta i Officepaketet och med datoriserade administrativa system. 

Vi söker en mångsidig person som kan ansvara för och initiera såväl stora som små uppgifter. Arbetsuppgifterna kräver att du är noggrann, strukturerad och har god planerings- och organisationsförmåga. Vidare har du ett flexibelt arbetssätt samt en god förmåga att ta egna initiativ. Eftersom arbetet präglas av hög servicenivå och du i arbetet har många kontaktytor är det viktigt att du tycker om att skapa och bevara goda relationer med institutionernas medarbetare likväl som med externa parter. Du trivs att arbeta självständigt samt att vara ansvarstagande i och att slutföra dina arbetsuppgifter. Vi förväntar oss också att du deltar aktivt i det administrativa samarbetet. Stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper och samarbetsförmåga.

Villkor för anställningen

Anställningen är tillsvidareanställning på heltid och du kommer att vara placerad vid institutionen för Psykologi. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här ansöker du

Ansökan görs via e-rekryteringssystemet Varbi. Sista ansökningsdag är 2022-04-20.
Din ansökan ska innehålla
• CV som innehåller uppgifter om utbildning, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper
• Personligt brev där du motiverar varför du söker jobbet och varför du är den vi söker

Här kan du läsa mer om de tre institutionerna:
https://www.umu.se/sociologiska-institutionen/
https://www.umu.se/institutionen-for-psykologi/
https://www.umu.se/pedagogiska-institutionen/

Närmare upplysningar om anställningen lämnas av administrativ chef för de tre institutionerna, Johanna Olsson, [email protected] eller på telefon 090-786 74 91.

Varmt välkommen med din ansökan!

 

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre

Institutionen för skogens ekologi och skötsel
Vi söker en strukturerad och serviceinriktad administratör då vår institution står inför stundande pensionsavgång. Institutionen består av 100 personer varav 10 är professorer. Vårt uppdrag är att verka för ökad förståelse av skogliga ekosystem och de processer som driver dessa samt att vidareutveckla principerna för hur skogsekosystem  ska förvaltas. Vi arbetar därför över ett brett område, och geografiskt i stort sett världen runt. Många av våra medarbetare kommer från andra länder vilket gör att engelska ofta används som arbetsspråk. För mer information om institutionen se: http://www.slu.se/institutioner/skogens-ekologi-skotsel/

Arbetsuppgifter:
Administration av grund- och forskarutbildning, exempelvis registrering av studenter och kurser, uppföljning och rapportering av kurser samt stöd gentemot kursledare och arbete vid disputationer. Hantering av leverantörsfakturor, kundfakturering, löpande bokföring samt arbetsuppgifter vid budget- och bokslutsarbete. Posthantering och övriga ekonomiska- och administrativa arbetsuppgifter.

Kvalifikationer:
Vi vill att du som söker har lägst gymnasieutbildning gärna med ekonomisk inriktning samt att du har grundläggande ekonomikunskaper och praktisk erfarenhet av dessa. Du är lätt att samarbeta med och kan arbeta självständigt samt har goda kunskaper i att kommunicera på svenska och engelska och behärskar Officepaketet (främst excel). Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet och/eller om du har arbetat med något av SLU:s datasystem (speciellt Ladok men även Proceedo, UBW (Agresso) och Primula). Som person är du strukturerad och engagerad i det du gör med hög känsla för service. Då vi är en mindre arbetsgrupp på fem personer och arbetar tätt tillsammans fäster vi extra stor vikt vid personlig lämplighet.

Placering:
Umeå

Anställningsform:
Tillsvidareanställning. SLU tillämpar provanställning.  

Omfattning:
100%

Tillträde:
Planerad start 1 Oktober eller enligt överenskommelse.

Ansökan:
Välkommen med din ansökan via ansökningsknappen nedan senast den 2021-08-13.

Att bifoga ansökan: CV och ett personligt brev där du berättar om dig själv och varför du är den vi söker. Ange också namn och kontaktuppgifter till två referenser.

 

Fackliga kontaktpersoner:
https://internt.slu.se/min-anstallning/facket/kontaktpersoner/



Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) utvecklar kunskapen om de biologiska naturresurserna, och hur vi kan förvalta och nyttja dem på ett hållbart sätt. Detta sker genom utbildning, forskning och miljöanalys, i nära samverkan med näring och samhälle. SLU är ett internationellt och forskningsintensivt universitet, men erbjuder också unika utbildningar som agronom, veterinär, jägmästare, miljöekonom och landskapsarkitekt.

SLU har drygt 3000 medarbetare, 5000 studenter och forskarstuderande och en omsättning på över tre miljarder kronor. Universitetet satsar på attraktiva miljöer på sina campusområden i Alnarp, Umeå och Uppsala.

www.slu.se

SLU eftersträvar mångfald och jämn könsfördelning. Visa mindre

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 100 medarbetare och 34 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.




Arkitekthögskolan behöver en förstärkning av sin administrativa arbetsgrupp.

Arbetsuppgifter

Arbetet som institutionsadministratör innefattar:

•Sekreterare i återkommande möten.

•Inköp av kontorsmaterial och liknande.

•Koordinering och administrativt stöd vid genomförande av workshop, studio- och seminarieverksamhet.

•Resebeställningar, hotellbokningar och administrativt stöd till lärare och externa gäster.

•Arbetsuppgifterna omfattar även att samordna, upprätthålla externa kommunikationskanaler, vilket innebär att publicera skolans material på sociala medier, till exempel Facebook. I arbetet ingår att uppdatera information på institutionens hemsidor både internt och externt på svenska och engelska. Du kommer att vara behjälplig med att ta fram underlag för pressmeddelanden till fakultetens kommunikatörer, samt delta i framställande av affischer och informationsmaterial till studenter och allmänhet.

Även andra administrativa arbetsuppgifter kan komma att ingå.

Kompetenskrav
Du har examen på lägst gymnasienivå eller motsvarande.

Det krävs även att du har erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter och arbete med framställande av informationsmaterial till sociala och analoga medier, webbpublicering, samt utbildning och/eller erfarenhet av grafisk formgivning.

Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Du har goda kunskaper i Officepaketet och erfarenhet av att arbeta i administrativa system.

Som person är du lyhörd, initiativrik och har lätt för att samarbeta. Du har en utpräglad servicekänsla och förmåga att självständigt och flexibelt ta ansvar för och lösa förekommande arbetsuppgifter.

Du är ansvarstagande, har god organisationsförmåga och är duktig på att planera och prioritera ditt arbete. Du är öppen för nya arbetsuppgifter.

Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola är meriterande.

Villkor och ansökan
Anställningen är på heltid och tillsvidare. Provanställning kan komma att tillämpas. Du ansöker via rekryteringsystemet VARBI senast den 16 juni.

Information
Närmare upplysningar lämnas av prefekt Mikael Henningsson, Tel: +46 90 786 57 98. Epost: [email protected] eller biträdande prefekt Michael Gruber, Tel: +46 90 786 78 35. Epost: [email protected]



Arkitekthögskolan vid Umeå universitet (UMA) startade sin verksamhet 2009 och finns idag i vackra och ändamålsenliga lokaler på Konstnärligt Campus. Skolan har successivt byggts upp som ett internationellt laboratorium för experimentell arkitektur, där både undervisning och forskning bedrivs. Arkitekthögskolan har idag ca 290 studieplatser inom ett femårigt arkitektprogram och ett masterprogram. Ett trettiotal lärare och forskare finns för närvarande på skolan. Mer information finns på www.arch.umu.se



Konstnärligt campus är vackert beläget vid Umeälven och Arkitekthögskolan har Designhögskolan, Konsthögskolan, Bildmuseet och science centret Curiosum som närmaste grannar. Konstnärligt campus är en internationell ”hotspot” för utbildning och forskning där studenter och forskare möts och samarbetar inom det kreativa fältet.

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 300 medarbetare och 33 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.




Beskrivning
Arktiskt Centrum vid Umeå universitet (Arcum) är en dynamisk enhet med forskning inom flera ämnesområden relaterade till det arktiska området.

Närmare information om den verksamhet som bedrivs vid centrumbildningen kan erhållas via vår hemsida: http://www.arcum.umu.se
Vi söker nu en projektassistent under ett vikariat.

Arbetsuppgifter
Arbetsuppgifterna är till viss del bestående i administrativa göromål men består också i att ha löpande
kontakter med forskare, studenter och andra inom universitetet samt riktade insatser mot fakulteter och
studentkårer. Vidare ska du arbeta med Arcums närvaro på sociala medier. Du kommer att arbeta med
andra uppgifter så som enhetens personalkatalog samt ansvara för inköp av kontorsmaterial samt
utrustning till arbetsrum. Du ansvarar för enhetens arkiv och diarium (vilket utgör en relativt liten del i
arbetsuppgifterna då upparbetat system redan finns).


Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
• akademisk examen på bachelor- eller masternivå
• erfarenhet av självständigt arbete med utredning och textproduktion
• erfarenhet av att arbeta med webbpublicering
• erfarenheter av universitetsadministration och konferensarrangemang
• erfarenhet av samarbeten med arktisk eller nordlig inriktning
• mycket god förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift på avancerad nivå i både svenska och engelska.


Vi söker dig som snabbt kan sätta dig in i olika ärenden och se samband. Du har en mycket god samarbetsförmåga och ett lösningsinriktat förhållningssätt. Du kan arbeta effektivt och systematiskt med varierande arbetsuppgifter. Du har gott omdöme och är självständig och noggrann. Vid arbetstoppar har du förmåga att kunna prioritera bland arbetsuppgifter. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.


Villkor
Anställningen är ett vikariat till och med 2020-06-30. Tillträde 2019-11-01.
Närmare upplysningar om anställningen lämnas av Arcums föreståndare, professor Peter Sköld, telefon:090-786 63 47, e-post: [email protected].
Facklig information lämnas av SACO, telefon: 090-786 51 53, SEKO civil, telefon: 090-786 52 96 samt fackförbundet ST, telefon: 090-786 54 31.


Din ansökan ska vara inkommen till Umeå universitet senast den 27 september 2019.


Välkommen med din ansökan!



Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre